Kā savienot mājaslapu ar CRM vai ERP un samazināt manuālo darbu?

Integrācijas vajadzība bieži kļūst redzama ikdienas darbā.

Kontaktformas saturs tiek pārkopēts CRM. Pasūtījums no e-veikala tiek manuāli ievadīts ERP. Noliktavas atlikums tiek pārbaudīts citā sistēmā. Rēķins tiek izveidots vēl vienā rīkā. Pasūtījuma statuss pēc tam atkal jāatjaunina vairākās vietās.

Katrs solis var aizņemt tikai dažas minūtes, taču pie lielāka pieteikumu vai pasūtījumu apjoma tas kļūst par pastāvīgu administratīvo darbu.

Labs sākuma tests ir vienkāršs:

izsekojiet vienam reālam pieteikumam vai pasūtījumam no mājaslapas līdz procesa beigām un atzīmējiet visas vietas, kur informācija tiek kopēta, pārbaudīta vai ievadīta atkārtoti.

Tieši šajos punktos visbiežāk rodas lielākais automatizācijas potenciāls.

1. Uzzīmējiet pašreizējo datu plūsmu

Pirms izvēlēties API, moduli vai integrācijas platformu, jāuzzīmē process, kas uzņēmumā darbojas šodien.

Nevis ideālais process, bet reālais.

Šāda karte parāda ne tikai sistēmas, kuras iespējams savienot, bet arī vietas, kur pašlaik rodas dubults darbs, gaidīšana un kļūdas.

Dažreiz nav nepieciešams automatizēt visu procesu. Pietiek savienot vienu vai divus posmus, kas rada lielāko administratīvo slodzi.

2. Nosakiet galveno datu avotu

Nākamais solis ir noteikt, kurā sistēmā katrs datu veids tiek pārvaldīts kā galvenais.

Ja noliktavas atlikums tiek pārvaldīts ERP, interneta veikalam nevajadzētu uzturēt neatkarīgu atlikumu, kuru kāds regulāri labo manuāli.

Tas pats attiecas uz cenām, klientu statusiem un citiem datiem.

Ja divas sistēmas vienlaikus tiek uzskatītas par galveno avotu vieniem un tiem pašiem datiem, integrācija var radīt konfliktus, nevis tos novērst.

3. Definējiet, kuri dati jāpārvieto

Nav nepieciešams starp sistēmām pārsūtīt visu tikai tāpēc, ka API to tehniski ļauj.

Jo vairāk lauku, nosacījumu un izņēmumu, jo vairāk būs jātestē un jāuztur.

Piemēram, B2B pieteikuma forma CRM var nodot vārdu, uzņēmumu, e-pastu, tālruni, izvēlēto pakalpojumu, komentāru un pieteikuma avotu. Ar to bieži pietiek, lai pārdevējs varētu sākt darbu.

Ja nepieciešams precizēt, kāda ir CRM sistēmas loma šādā procesā, to skaidrojam atsevišķajā glossary rakstā.

Praktiski pirms izstrādes katram svarīgajam laukam ir vērts izveidot vienkāršu datu karti:

Dublikātu loģika ir īpaši svarīga.

Ja esošs klients atkārtoti iesniedz pieteikumu, jābūt skaidram, vai CRM izveido jaunu kontaktu, atjaunina esošo vai izveido jaunu darījumu.

Tas nav tikai programmētāja tehnisks lēmums. Tas ir biznesa procesa jautājums.

4. Izvēlieties piemērotu savienojuma veidu

Ne katrai integrācijai nepieciešama individuāla programmēšana.

Vienkāršam procesam individuāla integrācija var būt nevajadzīgi sarežģīta.

Savukārt gatavs modulis nav pareizā izvēle tikai tāpēc, ka tas eksistē. Tam jāatbalsta konkrētā uzņēmuma datu struktūra un darba process.

5. Ieplānojiet kļūdu scenārijus, monitoringu un atbildību

Integrācija nav pabeigta tikai tāpēc, ka testa vidē dati vienu reizi veiksmīgi pārvietojās.

Reālajā darbā ārējais API var neatbildēt, autentifikācija var beigties, obligāts lauks var būt tukšs, sistēmā var parādīties neparedzēta vērtība vai daļa procesa var nostrādāt, bet nākamais solis neizdoties.

Tāpēc jau pirms izstrādes jābūt skaidram, kā kļūdas tiek reģistrētas, vai neveiksmīgu ierakstu var nosūtīt atkārtoti, kurš saņem paziņojumu un kā uzņēmums redz, vai sinhronizācija turpina darboties.

Svarīga ir arī atbildība pēc publicēšanas.

Uzņēmumam jāzina, kurš saņem informāciju par problēmu un kurš drīkst pieņemt lēmumu, ja mainās biznesa process vai integrācijas noteikumi.

Noderīga ir vienkārša tehniskā pārskatāmība:

apstrādātie ieraksti → neveiksmīgie ieraksti → pēdējā veiksmīgā sinhronizācija → kļūdas iemesls

Biznesam kritiskam procesam jāparedz arī rezerves scenārijs, piemēram, atkārtota sinhronizācija vai manuāla datu apstrādes iespēja.

Mērķis nav izveidot sistēmu, kas nekad nekļūdās. Mērķis ir izveidot sistēmu, kur kļūdu iespējams ātri pamanīt un pārvaldīt.

Mājaslapas pieteikums → CRM

Viens no biežākajiem B2B scenārijiem ir mājaslapas formas savienošana ar CRM.

Bez integrācijas:

mājaslapas forma → kopējais e-pasts → manuāla ievade CRM → pārdevējs

Ar integrāciju:

mājaslapas forma → CRM → automātiska piešķiršana → pārdevējs → ātrāka pirmā reakcija

CRM var saglabāt ne tikai klienta kontaktinformāciju, bet arī izvēlēto pakalpojumu, pieteikuma avotu un citus pārdošanai nepieciešamos datus.

Rezultāts nav tikai mazāk manuāla darba. Pārdevējs ātrāk saņem pieteikumu un var sākt darbu ar klientu.

E-komercijas pasūtījums → ERP

E-komercijā manuālais darbs bieži sākas pēc tam, kad klients jau ir veicis pirkumu.

Tipiska plūsma var būt:

pasūtījums → ERP → noliktava → dokumenti → izpilde

Savukārt pretējā virzienā:

ERP → cenas / noliktavas atlikumi / statusi → interneta veikals

Rezultāts ir mazāk manuālas pasūtījumu administrēšanas un aktuālāki dati abās sistēmās.

ERP sistēma šādā modelī parasti pārvalda uzņēmuma operatīvos procesus, kamēr CRM vairāk koncentrējas uz klientiem, pārdošanu un komunikāciju.

Vienkāršota plūsma var izskatīties šādi:

Google Ads → pakalpojuma lapa → pieteikuma forma → CRM → automātiska piešķiršana pārdevējam → uzdevums → darījuma statuss → informācija par pieteikuma avotu

Šādā procesā mājaslapa nav tikai vieta, kur savākt kontaktinformāciju. Tā kļūst par pārdošanas procesa sākuma punktu.

Pārdevējs uzreiz var redzēt, kas ir pieteicies, par kuru pakalpojumu, no kura kanāla un kāda ir nākamā darbība.

Brandsite biznesa sistēmu izstrādes un integrāciju projektos šādu risinājumu plānošanu sākam ar reālo procesu, datiem un atbildībām. Tikai pēc tam izvēlamies piemērotāko tehnisko savienojumu.

Integrācija nav mērķis pati par sevi.

Ja process notiek reti, manuālais solis aizņem maz laika un kļūdu risks ir minimāls, automatizācijas izstrāde var būt ekonomiski nepamatota.

Nav arī vērts automatizēt procesu, kas pats vēl nav skaidrs.

Ja divas nodaļas atšķirīgi saprot, kas jānotiek pēc jauna pasūtījuma, API šo neskaidrību neatrisinās.

Slikti definēta procesa automatizācija parasti tikai paātrina nekārtību.

Vispirms jāvienojas par darba loģiku, tikai pēc tam to ir vērts automatizēt.

Integrācijas rezultātu nevajag mērīt tikai ar faktu, ka "API darbojas".

Pirms projekta ir vērts fiksēt esošo situāciju:

Pēc integrācijas tos pašus rādītājus iespējams salīdzināt.

B2B pārdošanā viens no būtiskākajiem ieguvumiem var būt reakcijas ātrums. Ja pieteikums automātiski nonāk CRM un tiek piešķirts atbildīgajam, pārdevējam nav jāgaida, kamēr kāds pārsūta e-pastu.

E-komercijā vērtība biežāk izpaužas precīzākos krājumu datos, ātrākā pasūtījumu apstrādē un mazākā manuālā dokumentu darbā.

Ne katru ieguvumu nepieciešams pārvērst naudas izteiksmē. Datu kvalitāte, procesa pārskatāmība un iespēja palielināt pasūtījumu skaitu bez proporcionāla administratīvā darba pieauguma arī ir būtiski biznesa rezultāti.

Vai mājaslapu var savienot ar jebkuru CRM?

Bieži jā, ja CRM nodrošina API, formas, webhooks vai citu datu apmaiņas iespēju. Pirms izstrādes jāpārbauda konkrētās sistēmas tehniskās iespējas un ierobežojumi.

Ja CRM vēl tikai izvēlaties, populārāko platformu salīdzinājumu atradīsiet rakstā CRM sistēmas: populārākās izvēles Latvijas uzņēmumiem.

Vai CRM integrācijai vienmēr vajag individuālu programmēšanu?

Nē. Dažos gadījumos pietiek ar gatavu formu, moduli vai savienojumu. Individuāla izstrāde kļūst nepieciešama tad, ja datu struktūra vai biznesa process ir specifisks.

Vai ERP integrācija var sinhronizēt noliktavas atlikumus?

Jā, ja ERP vai noliktavas sistēma nodrošina nepieciešamo datu piekļuvi. Jānosaka, kura sistēma ir galvenais atlikuma avots un kādi ir sinhronizācijas noteikumi.

Cik maksā CRM vai ERP integrācija?

Izmaksas ir atkarīgas no sistēmu tehniskajām iespējām, datu lauku skaita, sinhronizācijas virzieniem, kļūdu apstrādes un nepieciešamās biznesa loģikas. Vienkārša formas savienošana ar CRM un vairāku sistēmu integrācijas slānis ir ļoti atšķirīga apjoma projekti.

Mājaslapas integrācijas vērtība nav pats tehniskais savienojums. Vērtība ir tajā, ka dati starp sistēmām pārvietojas paredzami, komandai nav atkārtoti jāievada viena un tā pati informācija un kļūdas iespējams ātri pamanīt.

Ja dati starp mājaslapu, CRM, ERP vai citām sistēmām regulāri tiek pārrakstīti manuāli, Brandsite biznesa sistēmu izstrādes un integrāciju ietvaros var palīdzēt izplānot datu plūsmu un piemērotāko integrācijas risinājumu.