Kas ir biznesa sistēmu integrācija un kad tā ir nepieciešama?

Biznesa sistēmu integrācija var būt ļoti vienkārša - piemēram, kontaktformas savienošana ar CRM - vai daudz plašāka datu plūsma starp vairākām uzņēmuma sistēmām.

Šīm sistēmām nav obligāti jābūt savienotām visām vienlaikus.

Integrācija ir pamatota tad, ja konkrētā datu apmaiņa atrisina reālu biznesa problēmu.

Sākumā uzņēmums var pilnīgi veiksmīgi strādāt ar e-pastu, Excel, CRM un dažiem atsevišķiem rīkiem.

Problēma parasti parādās, uzņēmumam augot.

Pieteikumu, klientu vai pasūtījumu kļūst vairāk, un komanda arvien lielāku daļu laika pavada nevis klientu apkalpošanā vai pārdošanā, bet informācijas pārvietošanā starp sistēmām.

Tipiskas pazīmes:

• viens un tas pats klients vai pasūtījums tiek ievadīts vairākās vietās;
• mājaslapas formas dati tiek manuāli pārkopēti uz CRM;
• darbinieki regulāri pārnes pasūtījumu informāciju uz ERP;
• noliktavas atlikumi vairākās sistēmās nesakrīt;
• rēķini vai dokumenti tiek veidoti manuāli;
• klientu vai pasūtījumu statusi jāmaina vairākās vietās;
• pārdošanas komanda neredz, no kura kanāla atnācis pieteikums;
• vadībai nav pārskatāma procesa no klienta pieteikuma līdz izpildei.

Ja manuālais darbs palielinās gandrīz proporcionāli klientu vai pasūtījumu skaitam, uzņēmuma process nemērogojas kopā ar biznesu.

Integrāciju bieži uztver kā tehnisku projektu, taču no biznesa skatpunkta tā parasti risina dažas ļoti praktiskas problēmas.

Atkārtota datu ievade

Darbinieks saņem informāciju vienā sistēmā un pēc tam manuāli ievada to citā.

Tas aizņem laiku un rada kļūdu risku.

Atšķirīgi dati dažādās sistēmās

Ja produkta cena, klienta statuss vai noliktavas atlikums tiek uzturēts vairākās vietās, rodas jautājums:

Kurai sistēmai var uzticēties?

Process ir atkarīgs no konkrēta cilvēka

Ja tikai viens darbinieks zina, ka pēc pasūtījuma saņemšanas jāatver trīs sistēmas un jāveic vairākas darbības, uzņēmums ir atkarīgs no manuāla procesa.

Nav kopēja procesa pārskata

Klienta pieteikums ir mājaslapā, pārdošanas informācija CRM, izpilde ERP, rēķins grāmatvedībā.

Katra sistēma atsevišķi var strādāt labi, bet uzņēmums neredz pilnu procesa ceļu.

Sistēmas tehniski var savienot ar API, webhooks, datu importu un eksportu vai individuāli izstrādātu starpslāņa loģiku.

Taču tehnoloģija nav pirmais jautājums.

Vispirms jādefinē pats process.

Ja vieniem un tiem pašiem datiem ir vairākas neatkarīgas versijas, integrācija pati par sevi problēmu neatrisinās.

Vispirms jānosaka, kurā sistēmā tiek uzturēta aktuālā informācija un uz kuru sistēmu tālāk jānodod dati.

Mājaslapas pieteikums nonāk CRM

Viens no vienkāršākajiem piemēriem ir kontaktformas savienošana ar CRM.

Pieteikums vairs nepaliek tikai e-pasta kastītē. CRM var automātiski saņemt klienta kontaktinformāciju, uzņēmumu, izvēlēto pakalpojumu, pieteikuma avotu vai citus pārdošanas procesam nepieciešamos datus.

Pēc tam pieteikumu iespējams piešķirt konkrētam pārdevējam vai aktivizēt nākamo darbību.

E-komercijas pasūtījums nonāk ERP

Klients redz interneta veikalu, produktu un maksājumu.

Uzņēmuma pusē pēc pasūtījuma sākas plašāks process:

pasūtījums → noliktava → dokumenti → komplektēšana → piegāde → statuss

Integrācija ļauj savienot klientam redzamo pirkumu ar uzņēmuma iekšējo izpildes procesu.

Plašāk par šo tēmu lasiet rakstā par interneta veikala automatizāciju un integrācijām.

Cenas un noliktavas atlikumi tiek sinhronizēti

Ja uzņēmumam ir vairākas noliktavas, fiziskās tirdzniecības vietas vai dažādas klientu cenu grupas, datu manuāla uzturēšana e-veikalā rada arvien lielāku risku.

Šādā situācijā īpaši svarīgi ir noteikt:

• kur tiek uzturēta cena;
• kur atrodas aktuālais atlikums;
• kādā virzienā dati pārvietojas;
• cik bieži notiek atjaunošana.

Grāmatvedības un dokumentu plūsma

Ne katram uzņēmumam nepieciešama automātiska rēķinu ģenerēšana.

Taču, pieaugot atkārtotu pasūtījumu apjomam, dokumentu plūsmu iespējams sasaistīt ar pasūtījuma, apmaksas vai izpildes statusu.

Klientu komunikācija tiek aktivizēta pēc notikuma

CRM statuss, pirkums, pieteikums vai cita klienta darbība var aktivizēt e-pastu, uzdevumu pārdevējam, klienta segmentu vai citu komunikācijas scenāriju.

Svarīgi ir nevis automatizēt pēc iespējas vairāk darbību, bet panākt, lai katrai automatizācijai ir konkrēts biznesa uzdevums.

CRM un ERP integrācijas risina atšķirīgas procesa daļas, lai gan daudzos uzņēmumos abas sistēmas darbojas kopā.

CRM integrācijas vērtība parasti sākas ar pārdošanas procesa sakārtošanu.

ERP integrācija biežāk kļūst būtiska tad, kad klienta darbībai mājaslapā jāsāk uzņēmuma iekšējais izpildes process.

Plašāk:

Kas ir CRM sistēma?

Kas ir ERP sistēma?

Ne katru manuālu darbību ir ekonomiski pamatoti automatizēt.

Ja uzņēmums saņem dažus pieteikumus mēnesī, process ir vienkāršs un dati jau atrodas vienā sistēmā, individuāla integrācija var radīt vairāk uzturēšanas nekā vērtības.

Dažkārt pilnīgi pietiek ar:

• labāk strukturētu kontaktformu;
• automatizāciju pašā CRM;
• skaidru atbildīgo cilvēku;
• periodisku datu importu;
• vienkāršāku gatavu savienojumu.

Tāpēc jautājumam nevajadzētu būt:

"Ko vēl varam integrēt?"

Labāks jautājums ir:

"Kurā procesa vietā automatizācija ietaupīs pietiekami daudz laika, samazinās kļūdas vai dos labāku procesa pārskatāmību?"

Ne katrai integrācijai nepieciešama individuāla programmēšana.

Gatavs savienojums var būt labs risinājums, ja abas sistēmas jau atbalsta uzņēmumam vajadzīgos laukus un procesu.

Individuāla integrācija biežāk nepieciešama, ja:

• ir nestandarta datu lauki;
• jāievieš specifiski biznesa noteikumi;
• dati jāpārveido starp vairākām sistēmām;
• ir sarežģīti kļūdu scenāriji;
• nepieciešama divvirzienu sinhronizācija;
• standarta savienojums neatbalsta konkrēto uzņēmuma procesu.

Svarīgi vērtēt ne tikai to, vai gatavs savienojums eksistē, bet arī to, vai tas atrisina vajadzīgo procesu bez papildu manuāla darba.

Ja projekta kodols jau ir sarežģīta starpsistēmu loģika, klientu portāls vai individuāls darba process, var būt nepieciešama arī web aplikāciju izstrāde.

Integrācija dažādos projektos var nozīmēt pilnīgi atšķirīgas lietas.

Roofmaster projektā mājaslapas pieprasījumu plūsma tika savienota ar Bitrix CRM.

Smart Interior projektā mājaslapā tika integrēts ārējs cenu aprēķina risinājums.

Vedam projektā tika apvienota pakalpojumu pieteikšana, e-komercija, CRM un automatizēta klientu komunikācija, lai vairāki klienta ceļi darbotos vienā digitālajā vidē.

Plašāk par šo projektu lasiet rakstā par to, kā vienā e-komercijas sistēmā apvienot pārdošanu, nomu un CRM.

Šie piemēri parāda trīs dažādus integrācijas līmeņus:

vienas datu plūsmas savienojums → ārējas sistēmas integrācija → vairāku biznesa procesu apvienošana.

Kopīgais nav konkrētais rīks. Kopīgais ir tas, ka mājaslapa kļūst par daļu no biznesa procesa, nevis izolētu informācijas lapu.

Integrācijā nepietiek tikai panākt, lai dati tehniski pārvietojas.

Jādomā arī par:

• kam ir piekļuve;
• kādi dati vispār tiek nodoti;
• kur glabājas API atslēgas un piekļuves dati;
• kuri lietotāji var mainīt integrācijas iestatījumus;
• kur tiek reģistrētas kļūdas;
• kurš saņem informāciju, ja sinhronizācija pārstāj darboties.

Labs princips ir datu minimizēšana.

Ja CRM pārdošanas procesam nepieciešams klienta vārds, uzņēmums, e-pasts, izvēlētais pakalpojums un avots, nav nepieciešams automātiski kopēt visu citas sistēmas datu modeli.

Tas samazina gan drošības risku, gan pašas integrācijas sarežģītību.

1. Esošā procesa analīze

Vispirms jānoskaidro, kādas sistēmas uzņēmums izmanto, kur atrodas dati, kurš tos ievada, kur notiek manuāls darbs un kur visbiežāk rodas kļūdas.

2. Datu plūsmas definēšana

Tiek noteikts:

• galvenais datu avots;
• nododamie lauki;
• datu virziens;
• darbības aktivizētāji;
• statusi;
• kļūdu scenāriji.

3. Tehnisko iespēju pārbaude

Pirms pilnas izstrādes jāpārbauda, vai nepieciešamajām sistēmām tiešām ir pieejams API, webhook, datu imports vai eksports un nepieciešamās piekļuves tiesības.

Tas ir īpaši svarīgi vecākām vai slēgtām biznesa sistēmām.

4. Izstrāde un testēšana

Jāpārbauda ne tikai ideālais scenārijs, bet arī:

• tukši lauki;
• dublikāti;
• nepareizi statusi;
• nepieejams API;
• pārtraukta sinhronizācija;
• atkārtots datu nosūtīšanas mēģinājums.

5. Monitorings un uzturēšana

Integrācija nebeidzas publicēšanas dienā.

Ārējās sistēmas maina API versijas, datu laukus un prasības. Mainās arī uzņēmuma procesi.

Tāpēc ilgtermiņā nepieciešami kļūdu žurnāli, monitorings un skaidrs uzturēšanas process.

Nav jāsāk ar API dokumentāciju.

Izvēlieties vienu reālu klienta pieteikumu, pasūtījumu vai citu procesu un izsekojiet tam no sākuma līdz beigām.

Atzīmējiet:

• kur dati rodas pirmo reizi;
• kur tie tiek pārrakstīti;
• kur cilvēks tos pārbauda;
• kur tiek mainīti statusi;
• kur rodas dublikāti;
• kur visbiežāk notiek kļūdas;
• cik daudz laika šīs darbības aizņem.

Tad kļūst daudz vieglāk saprast, kuru integrāciju ir vērts veidot pirmo.

Ja nepieciešams praktiskāks skaidrojums tieši par mājaslapas savienošanu ar CRM vai ERP, šo tēmu turpināsim atsevišķā rakstā "Kā savienot mājaslapu ar CRM vai ERP un samazināt manuālo darbu?"

Kas ir biznesa sistēmu integrācija?

Tā ir automātiska datu vai darbību apmaiņa starp divām vai vairākām sistēmām, piemēram, mājaslapu, CRM, ERP, noliktavu vai grāmatvedības sistēmu.

Vai var savienot jebkuras divas sistēmas?

Bieži tas ir iespējams, ja sistēmām ir API, webhooks vai datu importa un eksporta iespējas. Sarežģītība ir atkarīga no tehniskās piekļuves, datu struktūras un biznesa noteikumiem.

Kad sistēmu integrācija atmaksājas?

Tad, kad atkārtotais manuālais darbs aizņem pietiekami daudz laika, rada kļūdas vai kavē uzņēmuma procesu. Integrācijas vērtību jāvērtē pēc ietaupītā laika, datu kvalitātes un procesa pārskatāmības, nevis tikai pēc paša tehniskā savienojuma.

Vai integrācijas pēc tam jāuztur?

Jā. API, datu lauki, autentifikācijas prasības un biznesa procesi laika gaitā var mainīties, tāpēc integrācijai jābūt uzraugāmai un uzturamai.

Biznesa sistēmu integrācija nav nepieciešama tikai tāpēc, ka uzņēmums izmanto vairākus rīkus.

Tā kļūst vērtīga brīdī, kad informācijai starp šiem rīkiem regulāri jāpārvietojas un cilvēki sāk pildīt sistēmu savienotāja funkciju.

Ja viens pieteikums vai pasūtījums tiek vairākkārt kopēts, pārbaudīts un ievadīts dažādās sistēmās, labs sākums ir izsekot vienam reālam procesam un identificēt vietas, kur manuālo darbu iespējams samazināt.

Brandsite palīdz uzņēmumiem savienot mājaslapas, CRM, ERP, e-komercijas un citas biznesa sistēmas vienotā datu plūsmā.

Biznesa sistēmu izstrāde un integrācijas

Pieteikt konsultāciju