Interneta veikala automatizācija: kā savienot e-komerciju ar ERP, CRM un piegādi?

Sākumā daudzas darbības iespējams veikt manuāli.

Ja dienā ir daži pasūtījumi, darbinieks var pārbaudīt noliktavu, ievadīt informāciju grāmatvedības sistēmā un sagatavot sūtījumu. Pieaugot pasūtījumu skaitam, tas pats process kļūst par arvien lielāku slodzi.

Tipiskas pazīmes ir:

• viens un tas pats pasūtījums tiek ievadīts vairākās sistēmās;
• noliktavas atlikumi interneta veikalā un uzņēmuma sistēmā atšķiras;
• rēķini tiek sagatavoti atsevišķi;
• piegādes dati tiek pārkopēti manuāli;
• klientu dati vairākas reizes tiek ievadīti CRM;
• produktu cenas un apraksti jāmaina vairākās vietās;
• B2B klientu cenas tiek uzturētas atsevišķās tabulās;
• komandai regulāri jāpārbauda, vai dati starp sistēmām sakrīt.

Ja pārdošanas apjoms aug, bet katrs papildu pasūtījums proporcionāli palielina manuālā darba daudzumu, e-komercijas process nemērogojas kopā ar biznesu.

Lai saprastu, ko automatizēt, nav jāsāk ar tehnoloģiju sarakstu.

Labs pirmais solis ir izsekot vienam reālam pasūtījumam no produkta izvēles līdz piegādei.

Piemēram:

Produkts → grozs → maksājums → pasūtījums → noliktava → rēķins → piegāde → CRM → klienta komunikācija

Pie katra posma jāuzdod trīs jautājumi:

1. Vai dati šeit tiek ievadīti manuāli?
2. Vai tie paši dati jau eksistē citā sistēmā?
3. Vai cilvēks šajā posmā dara kaut ko tādu, ko sistēma varētu izdarīt automātiski?

Vietas, kur atkārtojas datu kopēšana, pārbaudīšana vai manuāla statusu maiņa, parasti ir pirmie kandidāti automatizācijai.

Prioritātei nevajadzētu būt integrāciju skaitam. Jāsāk ar darbībām, kas atkārtojas visbiežāk un rada lielāko administratīvo slodzi vai kļūdu risku.

Produktu un cenu datu sinhronizācija

Ja produkta nosaukums, cena, SKU, atlikums vai cita informācija jau tiek uzturēta ERP vai noliktavas sistēmā, jāizvērtē, vai šiem datiem interneta veikalā jānonāk automātiski.

Svarīgs princips ir noteikt galveno datu avotu.

Vieniem un tiem pašiem datiem nevajadzētu būt manuāli jāuztur vairākās sistēmās.

Piemēram, ja ERP ir galvenais produkta atlikuma avots, interneta veikalam būtu jāsaņem aktuālais atlikums no ERP, nevis jāuztur atsevišķs skaitlis.

Pasūtījumu nodošana ERP vai grāmatvedībai

Pasūtījumu iespējams automātiski nodot uzņēmuma ERP, grāmatvedības vai citai biznesa sistēmai.

Atkarībā no uzņēmuma procesa tā var saņemt:

• klienta informāciju;
• pasūtītās preces;
• SKU;
• daudzumu;
• cenas;
• PVN;
• piegādes informāciju;
• apmaksas statusu.

Tas samazina vajadzību pēc atkārtotas datu ievades.

Maksājumu statusi

Interneta veikalam jāspēj saprast, kas ar maksājumu ir noticis.

Atkarībā no maksājumu pakalpojuma sniedzēja vienā integrācijā var būt pieejami banku maksājumi, kartes, Revolut, Apple Pay, Google Pay un citi maksājumu veidi.

Svarīgs ir ne tikai pats maksājuma veikšanas brīdis.

Jābūt saprotamam arī tam:

• kas notiek pēc veiksmīga maksājuma;
• kas notiek, ja maksājums neizdodas;
• kā tiek apstrādāta atmaksa;
• kurā brīdī pasūtījums tiek nodots tālākai izpildei.

Piegādes automatizācija

Piegādes integrācija var samazināt manuālu darbu, nododot pārvadātājam nepieciešamos pasūtījuma datus un automatizējot daļu sūtījuma sagatavošanas procesa.

Atkarībā no risinājuma iespējams automatizēt:

• pakomāta izvēli;
• adreses nodošanu;
• sūtījuma izveidi;
• etiķetes ģenerēšanu;
• izsekošanas informāciju;
• pasūtījuma statusu.

Piemēram, Brandsite Addores projektā tika ieviesta Omniva integrācija ar automātisku pakomātu sūtījumu etiķešu ģenerēšanu, samazinot manuālu darbu pasūtījumu apstrādē.

CRM un klientu komunikācija

CRM integrācijas mērķim nevajadzētu būt vienkārši “savienot CRM”.

Vispirms jādefinē:

• kādi dati jānosūta;
• kurā procesa brīdī tie jānosūta;
• ko uzņēmuma komandai ar šiem datiem jādara tālāk.

Tāpat iespējams automatizēt klienta komunikāciju, piemēram, pasūtījuma apstiprinājumu, statusa izmaiņas vai citus konkrētajam biznesa procesam nepieciešamos ziņojumus.

Biznesa sistēmu izstrāde un integrācijas kļūst īpaši svarīgas, ja e-komercijas process aptver vairākas uzņēmuma sistēmas.

Konkrētais integrāciju komplekts katram uzņēmumam būs atšķirīgs.

Šis nav saraksts ar sistēmām, kurām obligāti jābūt katrā interneta veikalā.

Svarīgākais ir saprast, kur šobrīd atrodas uzņēmuma dati un kur tiem jānonāk automātiski.

Konkrētās integrācijas iespējas ir atkarīgas no izvēlētās sistēmas API, datu eksporta un importa iespējām, kā arī uzņēmuma biznesa procesa.

Daudzos gadījumos - jā.

Vienā e-komercijas sistēmā iespējams izmantot klientu grupas, individuālas cenas, apjoma atlaides, atšķirīgus maksājumu nosacījumus un citu pasūtījumu apstrādes loģiku.

Tas var ļaut pārvaldīt B2C un B2B pārdošanu vienā sistēmā, vienlaikus katrai klientu grupai saglabājot tai atbilstošu pirkšanas procesu.

Ne katram integrētam interneta veikalam nepieciešama individuāla izstrāde.

Pareizi izveidota WooCommerce izstrāde var būt piemērota arī e-komercijai ar maksājumu, piegādes, ERP, CRM un citām integrācijām, ja nepieciešamo biznesa procesu iespējams kvalitatīvi realizēt platformas ietvaros.

Individuāls risinājums kļūst pamatotāks, ja nepieciešama nestandarta cenu loģika, sarežģītas lietotāju lomas, specifiskas datu plūsmas, marketplace funkcionalitāte vai citi procesi, kas vairs labi neiederas gatavas e-komercijas platformas modelī.

Šādos projektos var būt nepieciešama arī web aplikāciju izstrāde.

Tehnoloģijas izvēlei jābalstās uz nepieciešamo biznesa procesu, nevis otrādi.

Gatavs spraudnis ir labs risinājums tad, ja tas kvalitatīvi atrisina vajadzīgo procesu.

Taču integrācija kļūst sarežģītāka, ja nepieciešams sinhronizēt, piemēram:

• vairākas noliktavas;
• dažādas klientu cenu grupas;
• individuālas B2B cenas;
• specifiskus pasūtījuma statusus;
• produktu datus no vairākām sistēmām;
• sarežģītu piegādes loģiku.

Šādā gadījumā nepietiek tikai ar jautājumu:

“Vai sistēmām ir API?”

Jāizplāno arī:

• kura sistēma ir galvenais datu avots;
• kādā virzienā dati pārvietojas;
• cik bieži notiek sinhronizācija;
• kas notiek kļūdas gadījumā;
• vai neveiksmīga sinhronizācija tiek atkārtota;
• kā komanda uzzina, ka dati nav nosūtīti;
• kā tiek novērsta datu dublēšanās.

Ja starp sistēmām tiek nodoti klientu vai pasūtījumu dati, jāplāno arī piekļuves tiesības, API atslēgu droša glabāšana un kļūdu žurnāli.

Tieši šīs detaļas bieži nosaka, vai integrācija ikdienā būs uzticama.

Automatizācija dažādos projektos var nozīmēt pilnīgi atšķirīgas lietas.

Addores projektā Omniva integrācija palīdzēja automatizēt pakomātu sūtījumu etiķešu sagatavošanu.

Bluetti e-komercijas projektā tika izmantotas XML produktu datu plūsmas uz Salidzini.lv, 220.lv un KurPirkt.lv.

Swim projektā tika ieviesta vairāku noliktavu atlikumu pārvaldība Latvijas un Igaunijas tirgum.

Vedam projektā vienā digitālajā vidē tika apvienota produktu pārdošana, pārcelšanās kastu noma un pakalpojumu pieteikšana, papildinot risinājumu ar CRM, Google API adrešu ievadi un automatizētu klientu komunikāciju.

Plašāk par šo risinājumu lasiet Brandsite rakstā par to, kā vienā e-komercijas sistēmā apvienot pārdošanu, nomu un CRM.

Šie piemēri parāda, ka e-komercijas automatizācija nav viena konkrēta funkcija. Tā ir konkrētā uzņēmuma procesa sakārtošana.

Pirms tehniskās izstrādes ir vērts sagatavot atbildes uz dažiem praktiskiem jautājumiem.

1. Kur šobrīd glabājas produktu dati?

ERP, interneta veikalā, Excel failā, pie piegādātāja vai vairākās vietās?

2. Kurš avots ir galvenais?

Ja cena atšķiras divās sistēmās, kurai no tām jāuzticas?

3. Kas notiek pēc jauna pasūtījuma?

Pierakstiet procesu soli pa solim līdz brīdim, kad klients saņem preci.

4. Kuras darbības komanda dara manuāli?

Īpaši atzīmējiet datu pārrakstīšanu un atkārtotu pārbaudīšanu.

5. Kādi izņēmumi mēdz notikt?

Piemēram:

• maksājums neizdodas;
• produkts vairs nav pieejams;
• ERP nav sasniedzams;
• kurjers neatgriež statusu;
• klienta dati ir nepilnīgi.

Labs e-komercijas process jāprojektē ne tikai ideālajam scenārijam, bet arī izņēmuma situācijām.

Diviem vizuāli līdzīgiem interneta veikaliem izstrādes apjoms var būt ļoti atšķirīgs.

Veikals ar produktu katalogu, maksājumiem un vienu piegādes integrāciju tehniski atšķiras no risinājuma, kur jāapmainās ar datiem starp ERP, CRM, vairākām noliktavām, B2B klientu grupām un ārējiem pārdošanas kanāliem.

Izmaksas ietekmē:

• integrējamo sistēmu skaits;
• API kvalitāte un dokumentācija;
• datu apjoms;
• sinhronizācijas biežums;
• nestandarta biznesa loģika;
• kļūdu un izņēmumu apstrāde;
• testēšanas apjoms.

Plašāk par kopējām projekta izmaksām lasiet rakstā par interneta veikala izstrādes cenu.

Vai interneta veikalu var savienot ar ERP?

Jā. Atkarībā no konkrētās ERP un tās tehniskajām iespējām iespējams sinhronizēt produktus, cenas, atlikumus, klientu un pasūtījumu informāciju, kā arī citus uzņēmumam nepieciešamos datus.

Vai interneta veikalam nepieciešama CRM integrācija?

Ne vienmēr. CRM integrācija ir lietderīga, ja interneta veikala klientu vai pieprasījumu dati nepieciešami pārdošanas, klientu apkalpošanas vai mārketinga procesā.

Vai WooCommerce var savienot ar ERP un CRM?

Daudzos gadījumos - jā. Konkrētais risinājums ir atkarīgs no izmantoto sistēmu API, datu struktūras un biznesa procesa.

Vai visas e-komercijas darbības vajag automatizēt?

Nē. Prioritāte ir darbības, kas bieži atkārtojas, aizņem daudz laika, rada kļūdu risku vai kavē pasūtījuma apstrādi.

Kad vajadzīga individuāla e-komercijas izstrāde?

Tā kļūst pamatota, ja biznesa procesu nevar kvalitatīvi realizēt standarta platformas ietvaros vai projektā nepieciešama sarežģīta cenu, lietotāju, datu vai marketplace loģika.

Sāciet ar procesu, kurā šobrīd rodas visvairāk atkārtota manuālā darba.

Nosakiet:

• kur atrodas galvenie dati;
• kuras darbības atkārtojas pie katra pasūtījuma;
• kur dati tiek ievadīti vairāk nekā vienu reizi;
• kur visbiežāk rodas kļūdas;
• kurš process kļūs par problēmu, ja pasūtījumu skaits dubultosies.

Stabilas e-komercijas sistēmas kvalitāti nosaka ne tikai tas, vai klients var veikt pirkumu. Tikpat svarīgi ir tas, cik efektīvi pasūtījums pēc tam iziet cauri pārdošanai, noliktavai, grāmatvedībai, piegādei un klientu komunikācijai.

Brandsite palīdz uzņēmumiem izstrādāt e-komercijas risinājumus un integrācijas, kas savieno klienta pirkuma ceļu ar uzņēmuma iekšējiem procesiem.

Pieteikt konsultāciju